Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Sikka Siapkan Depot Arsip

Editor: Satmoko

43
Kepala Dinas Kearsipan Sikka, Drs. Rudolfus Ali, M.Si. Foto: Ebed de Rosary

MAUMERE – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan kabupaten Sikka yang baru terbentuk awal tahun 2017 dari sebelumnya yang hanya berstatus kantor, kini mulai melakukan pembenahan kearsipan termasuk meningkatkan sumber daya manusia dengan menggelar pelatihan dan menyiapkan gedung Depot Arsip.

“Depot arsip kami sudah siapkan meski dengan kondisi yang terbatas namun kami baru mulai melakukan pembenahan kantor dan sumber daya dengan anggaran terbatas kami tetap bekerja keras untuk membereskan kearsipan,” tutur Drs. Rudolfus Ali, M.Si, Selasa (14/11/2017).

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sikka ini kepada Cendana News menjelaskan, untuk tahun 2018 dinasnya mendapatkan alokasi anggaran sebesar 3 miliar rupiah dari dana APBD II kabupaten Sikka. Jumlahnya lebih besar dari yang dialokasikan bagi Dinas Kersiapan dan Perpustakaan Provinsi NTt yang hanya 1 miliar rupiah lebih.

“Dengan alokasi ini membuktikan pemerintah daerah serius menangani permasalahan kearsipan sehingga kami akan mulai mengumpulkan berbagai data yang tercecer agar dimasukkan ke depot arsip. Mudah-mudahan tahun 2018 sudah bisa dibuat e-arsip atau arsip digital,” tuturnya.

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT, Lambertus L. Ibi Riti, MT, saat ditemui Cendana News menegaskan, sarana prasarana kearsipan harus jadi perhatian oleh karena itu jangan menempatkan kantor dinas kearsipan di bangunan yang mirip kandang kambing.

Kantor dinas kearsipan, kata Lambertus, harus kantor yang berwibawa sebab seluruh dokumen jantungnya sebuah daerah ada disitu. Jika ada depot arsip di dalamnya juga sebaiknya lemarinya bagus, ruangannya harus memiliki pendingin ruangan, ada pemadam kebakaran dan petugas yang menjaga harus aparat keamanan seperti Brimob.

“Persepsi pemerintah daerah terkait kearsipan masih kurang sebab dalam visi misi seorang kepala daerah tidak termuat bagaimana mengelola kearsipan. Arsip hanya dilihat sebagai pekerjaan sisa dari manajemen pemerintahan,” terangnya.

Semua perangkat daerah, tandas Lambertus, banyak menciptakan arsip dari seluruh program kegiatan tahunan. Tapi memperlakukan dokumen arsip tersebut tidak diperhatikan. Proyek selesai PHO, data diikat dan disimpan di gudang, tidak dianggap sebagai dokumen yang harus dijaga.

Padahal dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dikatakan bahwa semua dokumen negara hasil dari pekerjaan yang dibiayai negara disebut arsip negara yang perlu diselamatkan sehingga harus disimpan dan dijaga dengan baik.

“Saat ini kita sudah masuk era digital sehingga semua arsip yang konvensioanl berupa kertas sudah harus dialih-mediakan menjadi digital. Target saya tanggal 18 Mei tahun 2018 sudah masuk e-arsip (arsip digital) untuk tingkat provinsi NTT,” terangnya.

Sementara, untuk kabupaten dan kota di NTT, tegas Lambertus, saat ini sedang didorong audit internal kearsipan. Dulu di seluruh perangkat daerah dimana akuisisi harus dilakukan dan harus disusun daftar arsip semua perangkat daerah. Disana jelas ada data arsip aktif. Ada pula daftar arsip statis yang harus dikirim ke depot arsip.

“Nantinya semua arsip yang masuk ke depot arsip dialih-mediakan dan langsung masuk ke portal sehingga bisa diakses oleh siapapun. Mencegah agar dokumen negara tidak tercecer bahkan hilang,” pungkasnya.

Kantor Depot Arsip milik Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sikka yang baru disiapkan dimana arsip yang selama ini tercecer di berbagai organisasi perangkat daerah mulai disatukan. Foto: Ebed de Rosary

 

 

 

 

 

Komentar