Purbalingga Dorong Sekolah Lakukan Digitalisasi Arsip

Editor: Mahadeva

PURBALINGGA – Sekolah di Purbalingga diminta mulai melakukan digitalisasi arsip. Kegiatan tesebut dapat dilakukan melalui program Arsip Masuk Sekolah. 

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Dinarspus) Kabupaten Purbalingga, mendorong mengajak sekolah untuk menyelamatkan dan melestarikan arsip-arsip yang dimiliki.

Kasie Pembinaan, Pengawasan dan Layanan Kearsipan Dinarspus Kabupaten Purbalingga, Nani Herawati. (FOTO : Hermiana E.Effendi)

Kasie Pembinaan, Pengawasan dan Layanan Kearsipan Dinarspus Kabupaten Purbalingga, Nani Herawati, mengatakan, dengan digitalisasi arsip, maka sekolah mempunyai back up data arsip-arsip penting. ʺArsip-arsip penting harus ada back up, sehingga jika sewaktu-waktu ada bencana atau hilang, sekolah memiliki data digital yang mudah digunakan untuk melacak arsip penting,ʺ terangnya, Senin (18/2/2019).

Nani menyebut, dalam program Arsip Masuk Sekolah, kegiatan yang dilakukan meliputi, pengelolaan arsip seperti buku induk, ijazah siswa, Surat Keterangan Hasil Ujian (SKHU) dan arsip lain. Dalam program tersebut, Dinarspus Purbalingga memberikan fasilitas berupa digitalisasi, dan preservasi atau perawatan arsip sekolah.

Himbauan untuk menyelamatkan arsip, dengan membuat back up data sudah lama dilakukan. Sejak 2015 lalu hal itu sudah dilakukan, namun, hingga saat ini dari 600 sekolah yang ada di Kabupaten Purbalingga, baru sekira 60 sekolah yang sudah melakukannya. “Dari seluruh sekolah mulai tingkat TK/PAUD, SD/MI dan SMP/MTs negeri dan swasta, sampai saat ini baru 60 sekolah yang sudah melakukan digitalisasi dan preservasi arsip. Dan sudah ada 90 ribu berkas yang terdigitalisasi arsip, sedangkan untuk preservasi arsip ada 60 buku induk yang diperbaiki kembali karena rusak,ʺ jelasnya.

Banyaknya sekolah yang belum menyimpan dan merawat arsip sekolah dengan baik, karena masih terkendala Sumber Daya Manusia (SDM) pengelola arsip. Terlebih untuk tingkat TK dan SD, belum ada sekretariat atau unit kearsipan di sekolah, sehingga belum ada ruang khusus arsip dan sarana untuk mengelola arsip.

Dengan program digitalisasi dan preservasi arsip sekolah, ke depan akan memudahkan sekolah maupun alumni ketika mencari data siswa berdasarkan angkatan atau kelas. Program tersebut juga merupakan wujud pelayanan kearsipan dari Dinarspus Kabupaten Purbalingga, terhadap sekolah-sekolah agar tercipta arsip yang sistematis dan praktis.

Lihat juga...