Dorong Penerapan ‘Paperless’ Percepat Layanan Administrasi Perguruan Tinggi

Redaktur: Satmoko Budi Santoso

SEMARANG – Penerapan paperless office (PO) sebagai satu sistem tata kelola organisasi dan pemanfaatan teknologi informasi, dapat mempercepat layanan administrasi. Termasuk dalam lingkungan perguruan tinggi.

“Mekanisme paperless memiliki manfaat, yang dapat dirasakan oleh berbagai pihak, di antaranya adalah untuk manusia dan lingkungan. Untuk Lingkungan, menjaga kelestarian pohon-pohon di hutan. Bisa dibayangkan, untuk mendapatkan satu rim kertas, berapa pohon yang diperlukan,” papar Kepala Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDikti) Wilayah VI Jateng, Prof. Dr. Ir. Muhammad Zainuri, saat dihubungi di Semarang, Kamis (31/12/2020).

Sementara, bagi pengguna atau perguruan tinggi dengan penerapan PO, dapat memberikan banyak manfaat. Mulai dari efisien dalam penggunaan waktu, efisien terhadap biaya, meminimalisasi penggemukan, manajemen kerja yang lebih baik, mempermudah dalam koordinasi kerja, hingga lebih aman.

“Kita contohkan, kita mau mencari data A. Jika masih dalam bentuk kertas, kita mesti membuka lemari penyimpanan dulu. Mencari file di antara yang lain. Sementara, dengan paperless, bisa lebih cepat. Tinggal buka komputer, ketikkan nama file, sudah muncul. Jadi efisiensi waktu dan tenaga dalam distribusi maupun pencarian dokumen,” terangnya.

Zainuri menandaskan, saat ini pihaknya terus mendorong penerapan paperless pada perguruan tinggi, khususnya untuk perguruan tinggi swasta (PTS), yang relatif masih belum banyak menerapkan kebijakan tersebut.

“Di perguruan tinggi itu, banyak sekali penggunaan kertas. Apalagi saat pengajuan akreditasi baik prodi atau institusi lembaga. Itu luar biasa, karena setiap item penilaian harus ada laporannya. Ini yang kita dorong agar tidak lagi menggunakan kertas, namun langsung data,” terangnya.

Menurutnya, dengan penggunaan teknologi informasi, pengelolaan data juga akan lebih efisien dan cepat. “Kita dorong agar seluruh perguruan tinggi di Jateng, khususnya PTS, bisa menerapkan kebijakan ini. Kita akan lakukan pendampingan, agar upaya ini bisa terwujud,” tegasnya.

Dijelaskan, LLDikti Wilayah 6 Jateng saat ini secara internal juga sudah menerapkan kebijakan tersebut, termasuk dalam pengajuan jabatan fungsional (jafa) dosen. Jika sebelumnya masih menggunakan kertas, kemudian berkas tersebut harus dikirim ke kantor wilayah 6, kini hal tersebut hanya tinggal cerita.

“Sekarang ini, kita sudah ada yang namanya Sistem Informasi Jafa Go Online atau Si Jago, ini sebagai wujud komitmen kami untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, khususnya dosen PTS di wilayah kerja kita, dalam mengajukan usulan jabatan fungsional akademik agar lebih efektif dan efisien,” terangnya.

Seluruh proses dilayani secara online, termasuk berkas-berkas yang sebelumnya menggunakan kertas, sekarang sudah paperless.

“Ini menjadi contoh, kemudahan yang ditawarkan dalam penerapan paperless,” tandasnya.

Terpisah, penerapan paperless juga sudah dilakukan Universitas Unika Soegijapranata Semarang. Hal tersebut dilakukan juga untuk mempercepat dan mempermudah pelayanan kepada mahasiswa.

“Sejak tahun 2014, semua administrasi yang terkait dengan akademik, yaitu proses cuti kuliah atau aktif kembali, kebutuhan akan surat keterangan aktif sebagai mahasiswa atau sudah lulus, maupun legalisir transkrip atau ijazah, sudah dapat dilakukan secara digital melalui Sistem Informasi Terpadu Akademik (Sintak),” papar Rektor Unika, Prof. Ridwan Sanjaya.

Termasuk, dalam Pendaftaran Mahasiswa Baru (PMB) juga sudah dapat dilakukan secara online dan tidak lagi menggunakan kertas.

“Presensi kehadiran perkuliahan juga telah menggunakan QR Code dan berbasis lokasi (location based). Berkas-berkas kegiatan kemahasiswaan juga telah bergeser menjadi paperless. Ini kita lakukan seiring dengan kebutuhan, kemajuan teknologi dan kecepatan dalam pelayanan,” pungkasnya.

Lihat juga...